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盡職調查中如(rú)何做好各部門訪談?(附訪談清單

時間:2019-06-06 07:59:18

盡調是一個(gè)技術(shù)活,也(yě)是一個(gè)通過數據收集,數據分(fēn)析完成對問題的(de)驗證與總結,然後完成盡調報告,數據收集方法有(yǒu),網絡搜集,公司提供資料清單獲取,還有(yǒu)訪談,觀察,詢問。一項盡調工(gōng)作都(dōu)是多種工(gōng)具的(de)綜合運用(yòng),今天要跟大(dà)家分(fēn)享的(de)是如(rú)何做好訪談,如(rú)果訪談。作爲一個(gè)菜鳥,平時是話(huà)痨,一到(dào)正經跟企業(yè)的(de)管理(lǐ)層或者其他(tā)部門的(de)人(rén)員做訪談了卻找不到(dào)話(huà)題,不知道怎麽提問了。那麽訪談應該如(rú)何做呢?

附:盡調訪談思維導圖

 

 

 

1、訪談的(de)程序

訪談準備——預約時間——實施記錄——訪談紀要。

第一步,訪談準備。訪談人(rén)應做好充足的(de)訪談準備,在前期對公司基本情況和(hé)行(xíng)業(yè)情況進行(xíng)充分(fēn)了解的(de)基礎上(shàng),實施訪談的(de)準備,并針對不同的(de)訪談對象形成不同的(de)問題清單,詳見最後的(de)訪談清單。

第二步,預約時間。就訪談問題清單告知被訪談人(rén),包括預約訪談的(de)時間和(hé)地(dì)點,溝通進行(xíng)訪談的(de)基本流程和(hé)涉及的(de)主題内容。

第三步,實施記錄。訪談的(de)實施和(hé)記錄,原則上(shàng)應該由兩名以上(shàng)人(rén)員共同完成訪談,并由助理(lǐ)人(rén)員完成訪談過程的(de)記錄,訪談見真功夫,所以爲了培養下屬,如(rú)果下屬不是第一次訪談可(kě)以助理(lǐ)主問,主管補充,如(rú)果是助理(lǐ)第一次參與訪談,可(kě)以由主管主問,助理(lǐ)記錄并根據自己的(de)理(lǐ)解逐步加入進來發問。

第四步,訪談紀要。完成訪談後保存。

 

 

2、訪談應當準備哪些問題?

一般來說訪談問題分(fēn)爲兩大(dà)類:開(kāi)放(fàng)式問題和(hé)封閉式問題。

1、所謂“開(kāi)放(fàng)式問題”

      指在所提出問題的(de)後面并不列出可(kě)能(néng)的(de)答案,供受訪者選用(yòng),而是讓受訪者自由作答的(de)問句。

      其核心優點在于:答案能(néng)夠比較全面、比較廣泛、相(xiàng)對比較真實;可(kě)以給被訪談者更好的(de)體驗、成就感;有(yǒu)可(kě)能(néng)得到(dào)更廣闊、更深入甚至更有(yǒu)價值的(de)回答;可(kě)以對涉及問題的(de)深度有(yǒu)更好的(de)了解。

      其核心缺點在于:訪談本身不好控制(zhì);訪談答案不标準化,不便于資料彙總、統計(jì)和(hé)分(fēn)析;訪談結果難以進行(xíng)量化處理(lǐ)。

2、所謂“封閉式問題”

      指事先設計(jì)好的(de)備選答案,受訪者問題的(de)回答被限制(zhì)在别選答案中,即他(tā)們主要是從備選答案中挑選自己認同的(de)答案。

      封閉式問題的(de)核心優點很多:可(kě)以最大(dà)程度節省訪談雙方的(de)時間和(hé)精力;能(néng)夠以更少(shǎo)的(de)時間完成更多的(de)内容,也(yě)可(kě)以幫助訪談人(rén)最大(dà)限度的(de)控制(zhì)訪談進度;可(kě)以更加針對性的(de)了解你(nǐ)自己需要知道的(de)具體信息,後期可(kě)以更加容易整理(lǐ)和(hé)歸類;可(kě)以幫助缺乏經驗的(de)訪談主持人(rén)和(hé)被訪談人(rén),鼓勵内向或者不愛直接了當說話(huà)的(de)被訪談者。

      其劣勢在于:有(yǒu)時難以回避的(de)虛假信息;信息限制(zhì)很明(míng)顯;對訪談有(yǒu)更高(gāo)的(de)準備要求。綜合開(kāi)放(fàng)式問題和(hé)封閉式問題的(de)優劣性可(kě)見,實際操作中對公司高(gāo)管的(de)訪談應當是以封閉式問題爲主開(kāi)放(fàng)式問題爲輔。

 

 

3、開(kāi)放(fàng)式問題和(hé)封閉式問題應當如(rú)何結合?

第一種方式:由開(kāi)放(fàng)式問題過渡到(dào)封閉式問題

比如(rú)就企業(yè)經營的(de)風險控制(zhì)情況認識的(de)訪談:

第一步,可(kě)以通過一個(gè)開(kāi)放(fàng)式問題問一下被訪談人(rén)就風險控制(zhì)怎麽認識的(de);

第二步,過渡到(dào)以風險控制(zhì)的(de)一般性普遍知識爲題的(de)封閉式問題;

第三步,過渡到(dào)以跟公司相(xiàng)結合的(de)風險性控制(zhì)的(de)具體内容爲題的(de)封閉式問題;

第四步,完成以公司風險控制(zhì)及其施具體細節爲題的(de)封閉式問題。

這個(gè)步驟就是訪談過程中,按照(zhào)“廣義知識”——“普遍知識”——“具體知識”——“細節”這種方式,就一個(gè)主題完成的(de)一個(gè)由開(kāi)放(fàng)式問題到(dào)封閉式問題的(de)訪談。

第二種方式:由封閉式問題過渡到(dào)開(kāi)放(fàng)式問題

比如(rú)就公司的(de)的(de)銷售情況認識的(de)訪談:

第一步,通過一個(gè)銷售中具體數據的(de)封閉式問題展開(kāi)訪談的(de)了解;

第二步,通過一個(gè)銷售中具體細節的(de)封閉式問題進行(xíng)了解;

第三步,通過一個(gè)銷售中一個(gè)普遍性知識問題進行(xíng)了解;

第四步,通過一個(gè)對銷售流程看法評價的(de)開(kāi)放(fàng)式問題得到(dào)這個(gè)主題的(de)結論性意見。

這個(gè)步驟就是訪談過程中,按照(zhào)“具體數據”——“具體細節”——“普遍性知識”——“結論”這種方式,就一個(gè)主題完成的(de)一個(gè)由封閉型問題到(dào)開(kāi)放(fàng)式問題的(de)訪談。

 

 

4、訪談紀要如(rú)何記載?

訪談過程的(de)全程要進行(xíng)錄音(yīn),并進行(xíng)關鍵問題的(de)文(wén)字記錄作爲訪談紀要的(de)附件(jiàn)進行(xíng)保存,如(rú)果訪談中涉及關鍵問題需要企業(yè)提供支撐性文(wén)件(jiàn)後者相(xiàng)關的(de)制(zhì)度,尤其如(rú)果訪談目的(de)要了解流程的(de)需要提供一套文(wén)件(jiàn),來了解整個(gè)業(yè)務流程的(de)記錄文(wén)件(jiàn)和(hé)制(zhì)度是否相(xiàng)符。

同時也(yě)要制(zhì)作“訪談紀要”,形成書(shū)面的(de)文(wén)件(jiàn)。訪談紀要一般包括如(rú)下的(de)内容:

第一部分(fēn):描述背景

  • 訪談目的(de);

  • 訪談參與人(rén)員、地(dì)點、時間段;

  • 被訪談者的(de)基本情況以及背景介紹;

  • 訪談者的(de)基本情況;

  • 訪談進行(xíng)的(de)氛圍,是否真實,問題,提供資料情況。

第二部分(fēn):訪談的(de)目的(de)要素

  • 被訪談者的(de)判斷和(hé)結論;

  • 訪談者的(de)判斷和(hé)結論;

  • 支持這樣結論的(de)訪談細節。

第三部分(fēn):訪談工(gōng)作界定和(hé)确認界定下一步工(gōng)作

是否需要補充訪談或相(xiàng)關訪談。

 

 

5、訪談問題清單

 

 

1、管理(lǐ)層訪談

1、公司的(de)股權結構?董事會(huì)的(de)組成?

2、公司的(de)短、中、長期的(de)戰略規劃是什(shén)麽?

3、您認爲公司的(de)發展方向是什(shén)麽?公司未來的(de)市場(chǎng)定位和(hé)業(yè)務組合應該是什(shén)麽樣的(de)?對于企業(yè)未來發展的(de)構想和(hé)建議。(事業(yè)定位)

4、您認爲公司在市場(chǎng)上(shàng)的(de)地(dì)位是什(shén)麽樣?如(rú)何看待公司目前的(de)發展狀況?成功與不足之處有(yǒu)哪些?

5、我們目前采取的(de)是哪一種公司戰略?(差異化、低成本、集中)

6、目前,誰是我們主要的(de)競争對手?

7、你(nǐ)認爲未來五年行(xíng)業(yè)的(de)發展方向如(rú)何?那些因素是影響行(xíng)業(yè)發展的(de)重要因素?

8、我們的(de)核心競争力是什(shén)麽?

9、目前是否有(yǒu)策略聯盟?有(yǒu)哪幾家?如(rú)何看待策略聯盟或合作夥伴?

10、公司成本控制(zhì)的(de)策略?

11、公司目前涉足領域有(yǒu)哪些?您怎麽看待它們的(de)經營情況?對它們下一步的(de)發展您有(yǒu)什(shén)麽規劃?

2、采購(gòu)部訪談

1、公司的(de)主要采購(gòu)模式、近兩年各種采購(gòu)模式所發生的(de)采購(gòu)金(jīn)額及占采購(gòu)總金(jīn)額的(de)比重。

2、公司近兩年采購(gòu)的(de)主要原材料的(de)名稱、各自的(de)采購(gòu)金(jīn)額及分(fēn)别占采購(gòu)總金(jīn)額的(de)比例。

3、公司原材料的(de)主要供應商名稱、區域分(fēn)布及向其采購(gòu)的(de)金(jīn)額占公司采購(gòu)總金(jīn)額的(de)比重。

4、公司主要原材料的(de)供應情況、是否存在替代品、價格變動情況及對本公司産品價格的(de)影響及公司的(de)對策。

5、公司近兩年主要産品成本中原材料占的(de)比重。

6、公司在采購(gòu)方面的(de)優勢。

7、公司如(rú)何進行(xíng)品質管理(lǐ)?

3、質控部訪談

1、公司産品的(de)質量控制(zhì)措施。

2、公司主要客戶對公司産品的(de)品質有(yǒu)何要求?

3、公司主要産品品質的(de)行(xíng)業(yè)标準及公司産品執行(xíng)的(de)标準。

4、公司主要産品品質所達到(dào)的(de)水(shuǐ)平。

5、公司産品質量糾紛及其處理(lǐ)。

6、公司在産品品質控制(zhì)方面的(de)優勢。

7、公司在産品質量控制(zhì)方面有(yǒu)何風險。

8、公司産品售後服務情況。

9、部門内部的(de)相(xiàng)關文(wén)件(jiàn)(包括但(dàn)不限于品質制(zhì)度規劃、目标及要求)。

10、品質部與其他(tā)部門的(de)業(yè)務合作。

11、公司的(de)特色及核心競争力。

4、研發部訪談

1、描述公司研發體系的(de)設置、研發模式及研發流程。

2、公司研發部門設置及其職責。

3、公司現有(yǒu)的(de)技術(shù)水(shuǐ)平及技術(shù)優勢。

4、公司主要技術(shù)的(de)取得方式、核心技術(shù)介紹及其來源。

5、公司的(de)技術(shù)儲備情況。

6、公司主要産品所處的(de)技術(shù)階段。

7、主要産品的(de)技術(shù)含量、可(kě)替代性。

8、公司的(de)研發優勢、技術(shù)成果、研發方面存在的(de)風險。

9、公司針對研發團隊采取的(de)激勵措施、研發團隊的(de)穩定性。

10、公司現有(yǒu)的(de)技術(shù)開(kāi)發平台及設施。

11、公司現有(yǒu)的(de)專利的(de)保護期、到(dào)期後對公司的(de)影響。

12、與其他(tā)公司開(kāi)展的(de)技術(shù)合作情況(技術(shù)合作協議、合作成果的(de)分(fēn)配、保密措施)。

13、公司擁有(yǒu)的(de)非專利技術(shù)情況。

14、公司如(rú)何介入主要客戶的(de)研發、雙方的(de)合作及合作成果的(de)共享。

15、公司的(de)技術(shù)創新機制(zhì)、是否有(yǒu)穩定、連續的(de)新産品以保持公司利潤的(de)穩定增長。

16、公司與上(shàng)下遊産業(yè)的(de)合作。

17、公司的(de)研發周期如(rú)何。

18、如(rú)何界定公司的(de)主要技術(shù)所處的(de)環節。

19、公司的(de)主導産品如(rú)何進行(xíng)更新換代。

20、進入本行(xíng)業(yè)的(de)技術(shù)壁壘。

21、近三年的(de)研發費用(yòng)占公司銷售額的(de)比重。

22、研發團隊的(de)人(rén)才培養、培訓。

23、評價主要競争對手的(de)技術(shù)水(shuǐ)平、與本公司的(de)差異。

24、公司的(de)商标、發明(míng)、認證、許可(kě)、特許經營權、無形資産軟件(jiàn)等情況。

5、銷售部訪談

1、公司所處行(xíng)業(yè)的(de)市場(chǎng)容量及近3年的(de)變化趨勢。

2、公司在行(xíng)業(yè)中的(de)市場(chǎng)占有(yǒu)率、行(xíng)業(yè)排名及近3年的(de)變化。

3、進入本行(xíng)業(yè)的(de)主要障礙。

4、行(xíng)業(yè)發展的(de)有(yǒu)利因素和(hé)不利因素。

5、行(xíng)業(yè)的(de)周期性、區域性和(hé)季節性特征。

6、行(xíng)業(yè)的(de)管理(lǐ)體制(zhì)、行(xíng)業(yè)協會(huì)。

7、行(xíng)業(yè)内主要企業(yè)的(de)業(yè)務模式,本公司的(de)業(yè)務模式。

8、公司的(de)主營業(yè)務、主要産品、主要産品的(de)銷售群體及銷售區域。

9.公司主要産品的(de)産能(néng)、産量、銷量、銷售價格及其變動情況;主要産品銷售額占公司年度銷售額的(de)比例(近三年)。

10、行(xíng)業(yè)及本公司主營業(yè)務的(de)利潤水(shuǐ)平、近三年的(de)變化及其未來變動趨勢。

11、行(xíng)業(yè)的(de)主要客戶、公司的(de)主要客戶、客戶的(de)市場(chǎng)份額、客戶的(de)地(dì)理(lǐ)分(fēn)布。

12、産品的(de)可(kě)替代性。

13、公司産品的(de)出口情況及未來的(de)設想。

14、公司主要競争對手及競争優勢。

15、公司産業(yè)上(shàng)下遊産業(yè)的(de)發展前景及其分(fēn)析及與上(shàng)下遊的(de)關聯度。

16、公司主要客戶的(de)簡單介紹、與主要客戶各個(gè)方面建立的(de)合作關系。

17、産品的(de)定價策略(定價原則、定價的(de)依據及與主要客戶的(de)議價能(néng)力與主要客戶之間是否存在差價補償)。

18、公司的(de)其他(tā)業(yè)務領域以及對聯想等其他(tā)主要客戶以外的(de)客戶開(kāi)拓情況。

19、公司是否是XX等主要客戶顯卡第一策略供應商、如(rú)果是,請提供相(xiàng)關說明(míng)材料。

20、近三年是否收到(dào)客戶的(de)評級、獎勵及書(shū)面評價。

21、從客戶角度分(fēn)析公司産品的(de)優勢、公司在客戶采購(gòu)中的(de)比例。

22、請說明(míng)公司與XX等客戶在框架性協議下采取訂貨單、提貨單形式開(kāi)展業(yè)務的(de)原因和(hé)優點,該模式在行(xíng)業(yè)内是否通行(xíng)。

23、公司在XXX方面的(de)采購(gòu)情況,請詳細說明(míng)客戶Consign情況。

24、本部門的(de)主要職能(néng)與公司其他(tā)部門的(de)業(yè)務合作和(hé)權限劃分(fēn)。

6、财務部訪談

1、公司會(huì)計(jì)報表合并範圍,流程,原則及方法;

2、公司現行(xíng)會(huì)計(jì)政策及近3年跨級政策的(de)重大(dà)變更:

收入确認和(hé)計(jì)量的(de)方法;

發出存貨的(de)計(jì)價方法;

長期股權投資的(de)核算方法;

固定資産的(de)分(fēn)類和(hé)折舊計(jì)提政策;

投資性房地(dì)産的(de)各種類和(hé)計(jì)量模式;

無形資産的(de)計(jì)價攤銷方法;

借款費用(yòng)的(de)依據及方法等。

7、人(rén)事部訪談

1、員工(gōng)總數及按教育程度的(de)分(fēn)類;

2、公司人(rén)員的(de)招聘程序及招聘渠道;

3、員工(gōng)的(de)考核方式及程序;

4、員工(gōng)的(de)激勵機制(zhì)及獎懲措施;

5、員工(gōng)流動的(de)比率及原因;

6、員工(gōng)的(de)培訓計(jì)劃和(hé)培訓措施。

8、生産部訪談

1、公司的(de)生産模式介紹。

2、公司生産流程、生産的(de)關鍵環節介紹。

3、描述公司的(de)生産工(gōng)藝(工(gōng)藝流程圖)、生産技術(shù)及其在行(xíng)業(yè)中的(de)領先程度并舉例說明(míng),主要産品生産技術(shù)的(de)成熟程度。

4、公司主要産品圖片、近三年的(de)産能(néng)、産量、産能(néng)利用(yòng)率。

5、公司生産的(de)季節性,是否存在生産瓶頸。

6、公司在産品生産制(zhì)造環節的(de)彈性制(zhì)造能(néng)力。

7、公司如(rú)何在生産過程中進行(xíng)品質控制(zhì)和(hé)成本控制(zhì)。

8、主要生産設備、廠(chǎng)房的(de)取得方式,主要設備的(de)先進程度、使用(yòng)年限、成新率等。(租賃協議)

9、公司在産品制(zhì)造過程中掌握的(de)專有(yǒu)技術(shù)或工(gōng)藝、公司在制(zhì)造方面的(de)優勢和(hé)不足。

10、公司制(zhì)造部門的(de)設置及其主要職責,公司業(yè)務重組前後公司制(zhì)造部的(de)變化。

11、生産人(rén)員的(de)組織、班次的(de)劃分(fēn)(主要産品的(de)生産人(rén)員如(rú)何安排)、交接;生産人(rén)員的(de)流動性、熟練程度及員工(gōng)培訓情況。

12、行(xíng)業(yè)針對生産環節、生産工(gōng)藝、生産技術(shù)的(de)要求;公司客戶對生産環節、生産工(gōng)藝、生産技術(shù)的(de)要求。

13、公司執行(xíng)的(de)“精益生産”項目對制(zhì)造部的(de)要求和(hé)影響。

14、制(zhì)造部與公司其他(tā)業(yè)務部門之間的(de)業(yè)務銜接。

15、請介紹shopfloor、just in time、VMI倉庫、SFC系統建設等相(xiàng)關情況。

16、公司的(de)安全生産、環境保護情況。

17、介紹公司保稅産品生産的(de)相(xiàng)關情況。

18、制(zhì)造部6S行(xíng)爲規範、08年工(gōng)作規劃。

19、主要設備、房産是否存在抵押貸款,是否購(gòu)買保險。

20、公司房産的(de)所有(yǒu)權情況(租賃合同的(de)簽署與公證)。

21、公司的(de)特色及核心競争能(néng)力。

 

總結

不同行(xíng)業(yè)或者不同目的(de)的(de)盡職調查會(huì)有(yǒu)很大(dà)的(de)不同,本文(wén)通過一個(gè)生産企業(yè)的(de)訪談來看一下盡職調查中訪談方式的(de)運用(yòng),如(rú)果應用(yòng)到(dào)其他(tā)行(xíng)業(yè)或者目的(de)需要進行(xíng)相(xiàng)應的(de)修改。