提升審計(jì)報告質量的(de)“九拒絕”

今天想在此基礎上(shàng)，結合自身以往常犯的(de)錯誤，總結出審計(jì)報告中不應出現的(de)“九類詞彙”分(fēn)享給各位，期望能(néng)有(yǒu)所用(yòng)處，并表達對内審之友(yǒu)對審計(jì)人(rén)多年的(de)陪伴之情。

審計(jì)報告代表著(zhe)客觀、代表著(zhe)準确，審計(jì)報告中是絕不允許出現模糊性言辭的(de)，一旦出現，不僅讓審計(jì)報告的(de)可(kě)信度大(dà)打折扣，甚至會(huì)降低審計(jì)部門的(de)公信力。

常見的(de)模糊性詞彙有(yǒu)：

“應該是”、“可(kě)能(néng)”、“也(yě)許”、“或許存在”、“似乎是”、“科學的(de)”……

除“審計(jì)小(xiǎo)白”撰寫審計(jì)報告外，出現上(shàng)述情況主要是因爲對問題的(de)定性把握不準，與審計(jì)客戶溝通不足導緻，該如(rú)何防止出現上(shàng)述詞彙呢？

1. 充分(fēn)收集問題的(de)證據鏈，如(rú)對問題把握不準的(de)，可(kě)審計(jì)組内部討(tǎo)論後再給出定性結論；

2. 與審計(jì)客戶充分(fēn)溝通，得到(dào)對方的(de)确認；

3. 如(rú)确實無法下定結論的(de)，也(yě)不能(néng)爲報告的(de)篇幅或吸引領導眼球而寫入報告，應将之放(fàng)棄。

這些“似是而非”的(de)詞彙在語法上(shàng)雖能(néng)使審計(jì)人(rén)員處于“有(yǒu)利”位置，但(dàn)在證據鏈上(shàng)，它卻是“無力”且“無利”的(de)，也(yě)就無法讓管理(lǐ)層信服。

相(xiàng)對于模糊性詞彙，絕對性詞彙的(de)殺傷力也(yě)是很強的(de)。審計(jì)報告中如(rú)出現絕對性詞彙同樣會(huì)對審計(jì)報告的(de)客觀性、公信力産生負面影響，有(yǒu)時甚至能(néng)毀掉一份審計(jì)報告。不僅如(rú)此，這些絕對性詞彙還會(huì)讓審計(jì)客戶借機反駁其它問題的(de)準确性，而拒絕确認審計(jì)發現，讓審計(jì)溝通無法進行(xíng)等不利後果。

常見的(de)絕對化詞彙主要有(yǒu)三類，分(fēn)别是：

1. 描述問題的(de)涉及範圍，如(rú)“所有(yǒu)”、“全部”、“都(dōu)是”等；

2. 描述問題的(de)産生因素，如(rú)“從來如(rú)此”、“一直”、“從來不”、“總是”、“無不如(rú)此”、“從未”等。

3. 描述問題的(de)發生概率，如(rú)“建議……，使之不再發生”、“必須将……”、“絕對不能(néng)發生……”、“杜絕……的(de)發生”、“肯定”、“一定會(huì)”等

撰寫審計(jì)報告時，做到(dào)不偏不倚的(de)陳述事實，不将個(gè)人(rén)感覺帶入報告，方能(néng)杜絕絕對化詞彙的(de)出現。

強調性詞彙通常是指我們在描述某個(gè)事物(wù)時，爲了強調它的(de)特征而用(yòng)到(dào)的(de)副詞。有(yǒu)時候，審計(jì)人(rén)員會(huì)不經意的(de)在審計(jì)報告中使用(yòng)一些強調性的(de)詞彙。這些詞彙看似是審計(jì)人(rén)員對問題的(de)一種程度表現，實際上(shàng)這些強調性詞彙用(yòng)的(de)太多反而形成了另一類的(de)“模糊”，我們稱之爲“爲強調而強調”。

在對某個(gè)問題定性時，常見的(de)強調性詞彙有(yǒu)：

“明(míng)顯提升”、“極其”、“非常”、“極不到(dào)位”、“迫切需要”、“嚴重後果”……

出現這些詞彙的(de)主要原因是審計(jì)人(rén)員想對某個(gè)問題做定性，并強調這個(gè)問題的(de)嚴重性或急迫性。有(yǒu)如(rú)下兩種方法可(kě)預防上(shàng)述情況：

1. 能(néng)用(yòng)數字定性的(de)，則不用(yòng)強調性詞彙。作爲管理(lǐ)層他(tā)們看到(dào)這些數字後，一般能(néng)知道問題的(de)嚴重性，如(rú)确實需要解釋的(de)，可(kě)外加一個(gè)标準數字作爲對比。

2. 不能(néng)使用(yòng)數字定性的(de)，可(kě)改用(yòng)一些溫和(hé)或更能(néng)被接受的(de)詞彙。比如(rú)“亟待改進”變成“存在提升空間”，“管理(lǐ)極不到(dào)位”改成“管理(lǐ)仍需提升”，“問題非常嚴重”改成“提請管理(lǐ)層關注”等。

當然，也(yě)并非是所有(yǒu)的(de)強調性詞彙不能(néng)使用(yòng)，在特殊情形下爲了表明(míng)某個(gè)問題的(de)嚴重程度，比如(rú)用(yòng)到(dào)了“存在……的(de)重大(dà)風險”等，是可(kě)以根據具體情況寫入審計(jì)報告的(de)。

“聞道有(yǒu)先後，術(shù)業(yè)有(yǒu)專攻”，審計(jì)報告的(de)閱讀(dú)者們并非都(dōu)具備每個(gè)行(xíng)業(yè)的(de)知識底蘊。如(rú)果在審計(jì)報告中多次出現專業(yè)術(shù)語，則可(kě)能(néng)會(huì)讓讀(dú)者看不懂，失去了持續閱讀(dú)的(de)欲望、因此無法很好的(de)傳遞審計(jì)報告所需要傳遞的(de)信息。

例如(rú)在審計(jì)報告中這樣寫道：“通過對财務管理(lǐ)流程穿行(xíng)測試後，發現交易控制(zhì)上(shàng)存在舞弊漏洞”。這句話(huà)中的(de)“穿行(xíng)測試”以及“交易控制(zhì)”對未接觸過審計(jì)或财務的(de)人(rén)員來說仿佛建立了一堵“牆”，堵在了審計(jì)人(rén)員與讀(dú)者之間。

審計(jì)報告中常見的(de)專業(yè)性詞彙有(yǒu)很多，比如(rú)财務專業(yè)術(shù)語、審計(jì)專業(yè)術(shù)語、工(gōng)程專業(yè)術(shù)語等。如(rú)“交易控制(zhì)”、“分(fēn)層抽樣方法”、“穿行(xíng)測試”或者“德爾菲法”等。

要想做到(dào)少(shǎo)出現專業(yè)術(shù)語，除了自己帶著(zhe)目的(de)多檢查幾遍外，還可(kě)以将審計(jì)報告交給其他(tā)審計(jì)同事幫忙複檢。

冗餘性詞彙通常指是指多餘的(de)、不需要的(de)詞彙，即使删除這些詞彙也(yě)不會(huì)影響内容的(de)表達。使用(yòng)冗餘性詞彙不僅會(huì)拉長報告的(de)篇幅，有(yǒu)時還會(huì)讓閱讀(dú)者産生“華而不實”的(de)感覺，審計(jì)報告也(yě)就失去了它應有(yǒu)的(de)“嚴肅性”。

常見的(de)冗餘性詞彙或語句有(yǒu)四種類型，分(fēn)别是多餘的(de)因果關系表達用(yòng)詞、多餘的(de)審計(jì)方法表達、多餘的(de)審計(jì)過程表達、多餘的(de)自我情感表達：

1. 多餘的(de)因果關系表達：“由此可(kě)見……”、“因上(shàng)述情況導緻……”等。

2. 多餘的(de)審計(jì)方法表達：“運用(yòng)……的(de)檢查方法”、“使用(yòng)……方法，發現……”等；

3. 多餘的(de)審計(jì)過程表達：“經過審計(jì)檢查後發現……”、“分(fēn)析數據發現……”、“經過多次與……溝通，發現”等；

4. 多餘的(de)自我情感表達：“不難發現……”、“審計(jì)人(rén)員發現……”、“容易産生……”、“理(lǐ)應如(rú)此”等。

如(rú)需減少(shǎo)冗餘性詞彙或語句，可(kě)參考如(rú)下：

1.  描述發現的(de)問題時：“檢查……（檢查的(de)資料），發現……（發現怎麽樣的(de)現象或問題）”；

2.  描述産生的(de)原因時：“因……（描述原因），緻使……（描述量化現象或後果）”；

3.描述存在的(de)風險時：“發現……（描述風險現象），存在……的(de)風險（表達存在的(de)風險）”。

審計(jì)報告不是講故事，而是陳述事實、描述因果、提出建議。審計(jì)人(rén)員不應将生活中常用(yòng)到(dào)的(de)口語化詞彙寫入審計(jì)報告，否則會(huì)讓報告閱讀(dú)者覺得審計(jì)報告不夠正式、内容潦草(cǎo)，甚至可(kě)能(néng)會(huì)對審計(jì)人(rén)員的(de)報告撰寫能(néng)力提出質疑。 

例如(rú)，“我們列表如(rú)下”此句明(míng)顯不通順，主要問題出在“我們”上(shàng)，如(rú)将“我們”二字去掉，語句精煉又(yòu)通順。再如(rú)，“由以上(shàng)結果我們可(kě)以得出……的(de)結論”，乍看之下毛病不大(dà)，但(dàn)其實也(yě)是犯了口語化的(de)毛病，可(kě)調整爲“據此可(kě)知……”則更爲書(shū)面化。

常見的(de)口語化詞彙有(yǒu)三種，分(fēn)别是結尾語氣用(yòng)詞、個(gè)人(rén)角色用(yòng)詞以及個(gè)人(rén)随口用(yòng)詞：

1. 結尾語氣用(yòng)詞：如(rú)“啊、嗎、呢、呀”等；

2. 個(gè)人(rén)角色用(yòng)詞：如(rú)“我們發現”、“他(tā)們在……控制(zhì)不到(dào)位”、“管理(lǐ)者們應提升風險管理(lǐ)意識”等；

3. 随口習(xí)慣用(yòng)詞：如(rú)“在這種情況下的(de)話(huà)……”、“導緻資産流失了”、“發現好多問題”、“于是對……檢查”等。

審計(jì)報告中口語化詞彙出現較多的(de)原因，在于審計(jì)人(rén)員撰寫審計(jì)報告時，帶入了太強的(de)個(gè)人(rén)生活色彩以及對問題判斷的(de)情感色彩。因此在撰寫審計(jì)報告時，一定實事求是，不能(néng)将任何的(de)個(gè)人(rén)感情或自我角色帶入其中，才不會(huì)出現上(shàng)述情況。

曾經做過一個(gè)《内審是幹什(shén)麽的(de)》 的(de)問卷調查，其中不少(shǎo)人(rén)勾選的(de)答案是“找茬使者”。在審計(jì)客戶眼中，内審就是批判他(tā)們行(xíng)爲的(de)職業(yè)。從事内審的(de)同行(xíng)應該都(dōu)不會(huì)認同此種觀點，但(dàn)有(yǒu)時卻不經意的(de)在審計(jì)報告中犯下了這種錯誤，闡述觀點時寫出來對審計(jì)客戶或業(yè)務人(rén)員批評性的(de)詞彙。這樣既容易讓審計(jì)與審計(jì)客戶雙方陷入對抗窘境，也(yě)不利于審計(jì)報告的(de)溝通工(gōng)作。

常見的(de)批評性詞彙有(yǒu)：“不應出現……的(de)情況”、“由于……人(rén)的(de)原因，導緻……”、“因……的(de)管理(lǐ)失敗”等。

也(yě)并非是審計(jì)報告中完全不能(néng)出現批評性詞彙，審計(jì)客戶對抗審計(jì)、不配合審計(jì)的(de)行(xíng)爲可(kě)予以恰當披露，是确保審計(jì)權威性的(de)一種正确途徑。

審計(jì)部門與各經營單位是“一家人(rén)”，共同的(de)目标都(dōu)是爲了企業(yè)的(de)經營利益。但(dàn)有(yǒu)時我們的(de)審計(jì)報告中偶爾會(huì)出現一些排他(tā)化詞彙，這不僅讓我們的(de)審計(jì)客戶難以接受，也(yě)讓集團領導覺得審計(jì)部門怎會(huì)如(rú)此“排他(tā)”。我認爲一個(gè)好的(de)審計(jì)部門應是與審計(jì)客戶成爲業(yè)務夥伴，相(xiàng)互提升對雙方才更有(yǒu)利。

常見的(de)排他(tā)化詞彙有(yǒu)“對方”、“被審計(jì)單位”、“被審計(jì)人(rén)員”、“檢查對象”、“被訪談人(rén)員”等。

上(shàng)述詞彙不應常出現在審計(jì)報告中，特别是在向審計(jì)客戶高(gāo)層或集團領導溝通彙報時，更不能(néng)用(yòng)到(dào)這些詞彙，以免引起他(tā)們對審計(jì)産生不滿。

在實際工(gōng)作中，我們偶發會(huì)有(yǒu)一些審計(jì)人(rén)員超越法律法規和(hé)企業(yè)賦予的(de)權限範圍，将一些不恰當的(de)詞彙寫入審計(jì)報告中，給審計(jì)埋下了不可(kě)預知的(de)風險。

審計(jì)人(rén)員應當站在管理(lǐ)者的(de)角度去思考問題，但(dàn)這并不意味著(zhe)審計(jì)人(rén)員可(kě)以提出越權性的(de)建議，尤其是當該事項涉及到(dào)人(rén)事的(de)變動、薪酬的(de)調整時，這是一個(gè)雷區，不得越池而入。

例如(rú)在某專項審計(jì)中，審計(jì)發現某員工(gōng)存在侵占公司資産行(xíng)爲，在審計(jì)報告中，如(rú)若将審計(jì)建議寫爲“建議收回**侵占的(de)金(jīn)額，并辭退小(xiǎo)劉”，即便高(gāo)級管理(lǐ)層的(de)原意也(yě)是如(rú)此，或許會(huì)讓他(tā)們心生不悅，他(tā)們可(kě)能(néng)在想的(de)是“審計(jì)怎麽在代替我做決定”。

上(shàng)述那句話(huà)改成“建議收回**侵占的(de)金(jīn)額，并按公司相(xiàng)關制(zhì)度對其進行(xíng)處罰”，這樣便可(kě)較好的(de)表明(míng)審計(jì)對問題的(de)處理(lǐ)态度。

常見的(de)越權性詞彙有(yǒu)：“辭退”、“開(kāi)除”、“降職降薪”等。特别需要提醒的(de)是，審計(jì)建議中萬不可(kě)出現“升職加薪”等對某人(rén)的(de)表揚性建議，這會(huì)讓管理(lǐ)層覺得審計(jì)在幹涉人(rén)事權。

來源：内審之友(yǒu)。版權歸原作者所有(yǒu)（如(rú)有(yǒu)轉載，請注明(míng)以上(shàng)信息）。